תקציב

מאת חיים איזנפלד *

 

אביו של רוני חלה במפתיע וביקש ממנו לפרוש מעבודתו כמנהל טכני שכיר ולנהל במקומו את העסק. סוף השנה התקרב ורוני, מהנדס בהכשרתו, נאלץ לתכנן את שנת הפעילות הבאה של העסק. הוא היה קצת בלחץ ולכן פנה לחשב, שאמר: "בוא נעשה תקציב". רוני שאל: "זה הכסף שאני צריך להוציא השנה?" החשב הסביר לו, כי התקציב הוא תוכנית העבודה הכוללת של העסק וגם הרגיע אותו: "רוב התוכנית כבר קיימת. אנחנו צריכים רק לחשוב יחד אילו שינויים יש להכניס בה".

 

תקציב הוא תוכנית הפעילות הכוללת של העסק, על כל מרכיביו, למשך תקופה נתונה בעתיד, הכתובה במונחים של כמויות וכסף. חשוב לזכור שזו קודם כל תוכנית, דהיינו: חשיבה שיטתית ומפורטת של כל הפעילויות העתידיות של הארגון לתקופה המבוקשת, המועלית על הכתב והכוללת  הגדרת המטרות וגזירת היעדים.

התקציב כולל ארבעה חלקים: תכנון, ביצוע, ניהול ובקרה.

בתקציב מודדים כל פעילות במונחי כמות של כל התשומות הנדרשות (כמו: מספר שעות עבודה, כמויות החומרים הדרושות ועוד) ובמונחים של העלות הכספית של אותן התשומות.

 

מטרות התקציב

לתקציב ארבע מטרות עיקריות.

המטרה הראשונה היא תכנון כל הפעולות הנעשות בעסק. זהו תהליך הגדרת הצרכים והמטרות הנגזרות מצרכים אלה.

המטרה השניה היא תיאום: התקציב משמש כתוכנית עבודה מתואמת בין כל חלקי הארגון: ייצור, שיווק, כוח-אדם, כספים ועוד.

המטרה השלישית היא בקרה. תכנון נתוני הביצוע בפועל צריכים להיות מושווים באופן שוטף מול התכנון התקציבי, שאם לא כן, זו ברכה לבטלה.

הפער שבין התכנון והביצוע בפועל נקרא סטייה ודוחות הבקרה אמורים להצביע על כל סטייה כזו.

את הסטיות מנתחים היטב ולאחר שלומדים מה היו הסיבות שגרמו להן, מסיקים מסקנות ופועלים בהתאם. חשוב לזכור, שאת הבקרה צריך להפעיל תוך כדי הביצוע, אולם המלאכה אינה שלמה אם אין תהליך של הפקת לקחים ויישומם.

המטרה הרביעית היא שליטה: מאחר שהתקציב הוא המסגרת הבלעדית לביצוע הפעולות, הרי שכל סטייה ממנה מחייבת אישור ההנהלה. ביצוע מלא של התקציב בצורה ובנהלים שאושרו מעניק להנהלה שליטה מלאה ובזמן אמיתי בכל המתרחש בעסק, על אגפיו ומחלקותיו.

 

המלצת היועץ:

- השימוש בתקציב עשוי להיות ההבדל המהותי בין עסק שורד לעסק מצליח.

עסק שפועל מבלי להכין לעצמו תקציב, הוא למעשה עסק מתנהל בהשפעת גורמים חיצוניים. זהו עסק מגיב המנסה לשרוד ואינו מכיר את הדרך להצלחה.

לעומת זאת, עסק שדואג לניהול תקציבי ומוודא עמידה בכל פירוט הפעולות המתחייבות ממנו הוא עסק מנוהל. זהו עסק יוזם ולכן סיכוייו להפוך לעסק מצליח גדולים יותר.

- יש להביא למיסוד תהליך התכנון ולהפוך אותו לחלק בלתי נפרד מהפעילות השוטפת בעסק. מיסוד תהליך התכנון יגרום לשינוי בתהליכי החשיבה וההתנהגות של כל גורמי ההנהלה ולאחר מכן של כל העובדים בעסק.

 

 

* הכותב הוא כלכלן, יועץ עסקי ומומחה לבניית מערכות בקרה כלכליות וניהוליות ואחד מכותבי הספר: "מעסק שורד לעסק מצליח - ניהול ללא חריגה בבנק", בהוצאת קבוצת פריצת דרך, שיצא לאור בימים אלה