התוכנית העסקית

 

מאת חיים איזנפלד *

 

רועי הוא מהנדס אלקטרוניקה צעיר, שעובד כמנהל מחלקה בחברת אלקטרוניקה. לדני מפעל קטן, המספק רכיבים לחברה. השניים הכירו במהלך העבודה המשותפת ויש ביניהם הערכה הדדית.  כיוון שדני מתכוון לפרוש מעסקים בעוד כמה שנים ואין לו דור המשך, הוא הציע לרועי להיכנס כשותף במפעלו, ואף היה מוכן להציע לו אופציה לבעלות מלאה תוך חמש שנים. רועי קיבל את ההצעה. כעבור תקופה קצרה, עקב נסיבות אישיות של דני, קיבל רועי לידיו את הבעלות המלאה. כעת הוא נדרש להתמודד בעצמו עם המשך דרכו של המפעל. הוא פנה ליועץ מומחה, שהציע לו להתחיל בגיבוש האסטרטגיה של העסק.

 

אסטרטגיה היא, בעצם, "תמונת העתיד כפי שאני רוצה שיתממש". לאחר שקבעת לעצמך את החזון ואתה יודע מה אתה רוצה להיות "כשתהיה גדול", נדרשת תוכנית מסודרת, שבעזרתה אפשר ליישם את האסטרטגיה, דהיינו: "איך" לממש את ה"מה"? התוכנית האסטרטגית בעסק, הנקראת "התוכנית העסקית", מביאה את ההחלטות האסטרטגיות שנקבעו על ידי ההנהלה לידי יישום בפועל, ואף מציגה את הדרכים ליישום האסטרטגיה. זו מסגרת הפעולה שנקבעת מראש, ולפיה מסתדרות כל זרועות העסק.

תכליתה של התוכנית העסקית היא להניע את העסק לפעול לפי תוואי מוגדר, לשם השגת יעדיו. חשוב להדגיש: היעד האסטרטגי של כל עסק הוא הישרדות, דהיינו: "לדאוג להמשך הקיום של העסק לאורך זמן". ההישרדות, כמובן, מחייבת את העסק לדאוג לצמיחה מתמדת. הצמיחה המתמדת נובעת מרווחיות נאותה, ממוצרים טובים, מכוח אדם מתאים ומניהול נכון.

התוכנית העסקית כוללת ארבעה שלבים עיקריים:

- הגדרת המטרות.

- גזירת היעדים.

- בחירת המדדים.

- קביעת הוראות ביצוע.

גם עסק קטן ובינוני - בין אם הוא מכון לבניית ציפורניים מלאכותיות ובין אם הוא בית דפוס או מפעל מתכת - נדרשים לתוכנית עסקית. אפשר לומר, שזו "מפת הדרכים" של העסק לתקופה המתוכננת: כמו שלהגיע למחוז חפצנו ללא מפה עלול לגרום לבזבוז זמן ומשאבים, כן גם הפעלת העסק ללא תוכנית מסודרת מראש תגרום לבזבוז זמן ואנרגיה.

התוכנית העסקית מגדירה בפרוטרוט ובמדויק את העסק, יעדיו ואתגריו ומשמשת מסמך-אב לניהול העסק, על כל מרכיביו - הנוכחיים והחזויים. בעזרתה יכול בעל העסק להתכונן לקראת אירועים והתפתחויות עתידיות, הצפויים להתרחש בשנים הקרובות, לפי תרחישים אפשריים. כמה רחוק בזמן צריכה להיות התוכנית העסקית? כמה רחוק שבעלי העסק מסוגלים לצפות קדימה: שנה, שנתיים ואפילו חמש שנים.

מעל לכל, התוכנית היא מסמך פנימי, המיועד לשימושו של המכין - למשל, לצורך חשיבה ותכנון פנימיים, לקידום רעיון יצרני או שיווקי חדש, אבל גם להצגת העסק בפני משקיעים פוטנציאליים וגיוס הון לפיתוח העסק. התוכנית צריכה להיות קצרה ותמציתית ולספק ניתוח של מצב השוק, המתחרים והמשקיעים הפוטנציאליים, בצד מהלכים ופעולות לקידום העסק. התוכנית צריכה להבהיר לקורא את מהות העסק, חוזקותיו, חולשותיו, מטרותיו והאתגרים הניצבים בפניו, וכן את  הדרכים שבהן יוכל להתקיים ולצמוח בסביבתו התחרותית. היא גם אמורה לשקף את דרכי ההתמודדות של העסק עם מתחרים, חידושים טכנולוגיים, בעיות מימון וכל עניין אחר.

לפני כתיבת התוכנית יש לאסוף מידע רחב ככל האפשר על העסק (או המוצר או השירות), על השוק והמוצרים המתחרים ועל לקוחות פוטנציאליים. לעיתים יש לבצע סקר שוק או להיעזר בשירותי מודיעין עסקי, כדי להגיע למידע המדויק והאמיתי.

 

המלצת היועץ:

א. אפשר להכין תוכנית עסקית למוצר, לשירות, לפרויקט או למחלקה. העקרונות, נושאי ההתייחסות וכללי הכתיבה הם דומים.

ב. את התוכנית העסקית אתה, בעל העסק, חייב "לכתוב" בעצמך: אתה חייב להיות מעורב בכל שלב ושלב ולקבל את ההחלטות העקרוניות, גם אם מי שיכתוב את התוכנית בפועל הוא יועץ מומחה ששכרת לשם כך. יש להיזהר מלהטיל את כתיבת התוכנית העסקית על המומחה בלבד. אם בעל העסק לא יהיה מעורב באופן הדוק ושוטף בפרטים, יש סכנה שהתוכנית לא תיושם כלל, או שתיושם באופן חלקי. 

ג. לעיתים נדרשות חוות דעת מאנשי מקצוע נוספים לשם הכנת התוכנית. אם התוכנית מיועדת למשקיעים או לקרנות מימון, רצוי לתת להם לעיין בתוכנית עוד בשלב הטיוטה, לשמוע את חוות דעתם ולשקול לבצע שינויים במסמך בהתאם.

 

[[לעולם לא מאוחר להתחיל לעבוד נכון]]

 

מטרות התוכנית העסקית

1. לסייע לכותב התוכנית (דהיינו: בעל העסק) לקבל תמונה מלאה ככל האפשר על הפרויקט או הפעילות המבוקשים.

2. לספק לו כלים מדויקים ומפורטים לקראת קבלת ההחלטות בנוגע לביצוע הפרויקט (או אי-ביצועו).

3. לשמש כלי שיאפשר לבעל העסק למכור את רעיונותיו הן לאנשים בתוך העסק והן לאנשים מחוצה לו (כמו משקיעים, ממליצים וכו´).

4. לשמש כתוכנית העבודה הכוללת והמקיפה הראשונה של הפרויקט.

5. להיות הבסיס העתידי להשוואת ביצועי התוכנית ותוצאותיה עם התכנון המקורי.

 

* הכותב הוא כלכלן, יועץ עסקי ומומחה לבניית מערכות בקרה כלכליות וניהוליות ואחד מכותבי הספר: "מעסק שורד לעסק מצליח - ניהול ללא חריגה בבנק", בהוצאת קבוצת פריצת דרך, שיצא לאור בימים אלה